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La gestione della forza vendita è diventata una parte fondamentale dei piani di marketing. Sempre più aziende adottano soluzioni tecnologiche avanzate per ottimizzare i propri processi di business interni ed esterni, con l’obiettivo di renderli più efficaci e produttivi.
Uno di questi è sicuramente il processo di acquisizione e gestione dell’ordine, flusso intorno al quale si strutturano molte, se non addirittura tutte, le attività dell’azienda.
I primi attori di questo flusso sono gli agenti di commercio o, più in generale, la forza vendita, ovvero coloro che si interfacciano con il cliente per concludere la vendita. Pertanto, se l’obiettivo all’interno della vostra azienda, è quello di intraprendere un generale processo di ottimizzazione, il primo passo da compiere riguarda proprio loro.
Il Politecnico di Milano riporta numerosi case study inerenti a questo argomento, dimostrando come una delle principali attività che occupano il tempo degli agenti sia quella dell’inserimento dei dati.
Questi studi rilevano come moltissime realtà aziendali, anche non necessariamente strutturate, abbiano adottato soluzioni tecnologiche per semplificare alcune attività complesse e laboriose sia in fase di inserimento degli ordini, sia nella fase di elaborazioni degli stessi.
Inserimento degli ordini
L’attività di data entry molto spesso prevede che l’agente inserisca manualmente gli ordini all’interno del software, magari insieme al codice prodotto o al codice cliente; magari potendolo fare solo ed esclusivamente dal computer presente in ufficio, un’attività che porta via tempo e richiede ulteriori spostamenti, che vanno ad incidere sulla spesa totale e quindi sulla marginalità dell’azienda.
Elaborazione degli ordini
Una volta inserito l’ordine all’interno del software, questo viene caricato manualmente sui sistemi informatici aziendali da parte del backoffice. Questo passaggio fa sì che l’ordine venga processato e quindi inviato alla logistica e al magazzino. La presenza di queste informazioni all’interno dei sistemi informatici aziendali permette, inoltre, di redigere il bilancio aziendale, di elaborare statistiche, di effettuare il calcolo provigionale, etc etc.
È il mezzo attraverso il quale i numeri e le informazioni entrano a far parte del patrimonio aziendale.
I limiti di questo doppio inserimento
Le problematiche riscontrate dal Politecnico di Milano sono diverse:
- Il tempo che gli agenti dedicano all’attività di data entry è parecchio e potrebbe essere dedicato ad altre attività a maggiore valore aggiunto;
- Il lead time di evasione dell’ordine è molto lungo: occorre attendere l’inserimento dell’ordine da parte dell’agente, la ricezione e il secondo inserimento da parte del back office (non sempre immediato), il passaggio alla logistica, la preparazione dell’ordine e infine la consegna;
- La possibilità di commettere errori nella trascrizione degli ordini è doppia: può avvenire sia da parte dell’agente, sia da parte della risorsa presente al backoffice.
I benefici
I report del Politecnico di Milano ci dice che l’implementazione di un software di gestione ordini all’interno della vostra azienda comporta un abbattimento del tempo dedicato alle attività di data entry da parte del back office stimato pari al 25%, con un risparmio di tempo all’agente di circa 1 ora al giorno, che può dedicare, ad esempio, alle visite giornaliere.
Il caricamento automatico degli ordini all’interno dei sistemi informatici aziendali (senza il doppio inserimento) può ridurre il lead time di evasione degli ordini fino al 30%. In termini economici, si parla di un risparmio legato alla diminuzione del costo del personale necessario, alla diminuzione degli errori di inserimento ordini, all’aumento di produttività della forza vendita.
Infine, uno dei benefici più importanti, riguarda la soddisfazione della vostra forza vendita che non vorrà mai tornare al sistema precedente.
MyAgente è un software di gestione ordini che risolve tutte queste di problematiche, infatti le funzioni della nostra piattaforma danno la possibilità all’agente di commercio di avere sempre a disposizione tutte le referenze presenti a catalogo con relativi codici prodotto, di effettuare gli ordini direttamente dal catalogo digitale, di aggiungere diversi livelli di sconti, di verificare lo storico di acquisto di quel cliente, di programmare il girovisite in base alla localizzazione ottimizzando il percorso in relazione all’orario e giorno di visita, di avere a disposizione in qualunque momento l’anagrafica del cliente, di poter accedere a tutte queste funzioni da qualsiasi dispositivo (pc, smartphone o tablet).
In termini di data entry, MyAgente è collegabile con i sistemi informatici della tua azienda: in questo modo, una volta che l’agente avrà inserito l’ordine, questo sarà disponibile immediatamente nei sistemi ERP e, una volta approvato, potrà essere processato.
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