L’azienda è un sistema che si basa su processi e flussi informativi che permettono di organizzare in modo efficiente ed efficace la propria attività. Più che una rappresentazione della realtà sembra una definizione da libro di economia aziendale ma non per questo dobbiamo desistere dal raggiungere quel livello di efficienza.

Uno dei flussi più importanti all’interno di un qualsiasi contesto aziendale è sicuramente quello di gestione degli ordini, in particolar modo se parliamo di aziende commerciali. Ma come arrivano gli ordini in azienda? Cerchiamo di capire in che modo le richieste del cliente finale entrano in contatto con l’azienda.

All’interno dell’organigramma aziendale il Back office è l’ufficio preposto alla gestione degli ordini: il personale riceve l’ordine dai venditori o dagli agenti di commercio presenti sul territorio e lo inserisce nel sistema di cui l’azienda ha scelto di dotarsi. Quello su cui vorremmo soffermarci è il passaggio “cliente finale – back office” che vede come intermediario l’agente.

La realtà è che molto spesso il Back office riceve ordini in ogni forma: tramite mail, con file excel (che ad esempio permette di inserire la scaletta degli sconti), ordini scritti a mano su copia commissione con modulo ricalcante, ordini al telefono, via messaggio o addirittura via fax. Ovviamente si tratta di rispondere all’esigenza di tempestività da parte del cliente, per cui talvolta la telefonata è molto più rapida di un modulo precompilato da scannerizzare e inviare: di sicuro, però, non è un metodo efficiente.

In queste situazioni i software di gestione ordini possono essere un valido aiuto: ricostruiscono il flusso facendolo partire nel momento in cui l’agente raccoglie l’ordine. Ovviamente queste figure professionali svolgono un ruolo fondamentale; sono loro che inserendo l’ordine direttamente nel software (che molto spesso è utilizzabile anche da tablet o da smartphone) dando il via all’intero processo. Gli aspetti positivi che derivano da questo piccolo aggiustamento sono numerosi:

  • un’unica modalità di inserimento ordini, uguale per tutti, ordinata e strutturata;
  • nessun foglio volante, scartoffie e confusione nell’inserimento degli ordini che rappresenta la fase più importante dell’intero processo;
  • sgravare il Back Office di questa attività significa liberare risorse che possono essere, ad esempio, dedicate al supporto degli agenti di commercio.

Questo è un esempio del fatto che reinventare il flusso di gestione degli ordini non significa necessariamente stravolgerlo: far utilizzare un software di gestione ordini alla propria forza vendita è un piccolo sforzo (gli abbonamenti solitamente non costano molto) che porta ad un significativo risparmio di tempo e di risorse.

MyAgente è proprio il software pensato per ridurre i tempi di lavorazione degli ordini inviati, che in automatico e senza nessun ulteriore sviluppo e integrazione,  si collega con i più utilizzati programmi di fatturazione, evitando export o passaggi manuali.